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Por Ramón Costa, profesor de Operaciones y Sistemas de la Información en EADA.

El entorno de trabajo de las organizaciones ha evolucionado en los últimos años hacia un mundo global, con equipos virtuales y distribuidos, basado en el trabajo en red y con una fuerte componente en la gestión de la información y el conocimiento.

Además, la movilidad de los profesionales en su día a día, ha convertido en una característica de la mayoría de los trabajadores de las empresas (además de los perfiles clásicos de ventas, comercial, consultores y trabajadores “de campo”), intensificándose el trabajo ‘en el tercer lugar’ (allá donde nos encontremos, cafeterías, bibliotecas, aeropuerto…), más allá del concepto de teletrabajo (trabajo en casa).

Todos estos cambios que podríamos poner bajo las etiquetas de “Flexible Workplace”, “Mobile Worker”, “Information and Knowledge Worker”, “Social networking”… llevan asociados unos retos que las compañías deben considerar y afrontar para garantizar su competitividad, eficiencia y productividad y que podemos resumir en tecnología-espacio-personas.

La manera de dirigir las personas y los equipos no se puede basar en “la visión de lo que están haciendo en el lugar de trabajo” sino que debe fundamentarse en el establecimiento de objetivos y métricas y el fomento de la autogestión.

También es necesaria una mayor disciplina de los propios profesionales en la propia gestión del tiempo y sus tareas y el aprendizaje del uso y aplicación de nuevas herramientas de comunicación y colaboración virtual.

Por otro lado, el uso intensivo de las redes sociales, dentro y fuera de nuestras organizaciones, modificará nuestra manera de comunicarnos y colaborar con el entorno, ya sean clientes o potenciales clientes, nuestra comunidad de usuarios, proveedores y nuestros colaboradores en las empresas.

El futuro del trabajo en nuestras organizaciones es lo que se llama “trabajo en enjambre”, con equipos que se irán reconfigurando, de manera dinámica, en función de las necesidades y momento del proyecto.

Esto conllevará, también, cambios en el “lugar de trabajo” tendiendo a unos espacios más flexibles, abiertos y con nuevas funcionalidades, pensados para poder hacer reuniones, trabajo colaborativo, videoconferencias, sesiones de creatividad, trabajo individual, lugares de descanso y recreo, despachos cerrados “temporales”…

Habrá que adaptar los espacios de trabajo a estas nuevas realidades, así como la necesidad de poner a disposición de los profesionales los equipos necesarios para trabajar con esta movilidad: portátiles, teléfonos inteligentes, conexiones 4G, sistemas de información accesibles desde fuera de la red corporativa…

De esta manera, tenderemos a disminuir los espacios fijos de trabajo (una mesa para cada profesional) sustituyéndolos por espacios pensados para otras funciones (salas de reuniones y vídeo conferencia, espacios cerrados para audioconferencias, espacios para favorecer la creatividad, salas de encuentro informal…).

Y el tercer reto, es el tecnológico y las herramientas de apoyo al día a día de los profesionales y de mejora de la productividad de los procesos organizativos.

Además de las herramientas informáticas clásicas de gestión (ERP, CRM, SCM, …), que nos ayudan a automatizar los procesos estructurados, necesitamos incorporar un conjunto de tecnologías de la iProductividad que nos hagan más eficientes a la hora de comunicar y colaborar con nuestro entorno y de gestionar y compartir la información y el conocimiento: comunicaciones unificadas, espacios y entornos colaborativos, herramientas ofimáticas, soluciones de movilidad, herramientas sociales, herramientas de búsqueda y gestión de la información y los documentos.

La incorporación de estas herramientas (muchas de las cuales ya están disponibles en nuestras organizaciones), sin embargo, no es garantía de que conseguimos mejorar nuestra productividad. Las herramientas por sí solas no garantizan esta eficiencia.

Es necesario que las acompañemos de la formación adecuada, que pongamos en marcha acciones de adopción de las mismas y de gestión del cambio (comunicación, participación, formación, apoyo a los usuarios…) y que este uso se convierta en habitual en la cultura corporativa y esté alineado a las necesidades empresariales.