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Al estudiar más de 25 empresas, un software ha encontrado ejecutivos que consumen más de 400 horas a la semana del tiempo de sus colegas, “el equivalente a 10 personas trabajando a tiempo completo durante una semana solamente para leer el email de un gerente y asistir a sus reuniones
Al final del día, mucha gente se pregunta qué pasó con todo su tiempo.

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Nuevas herramientas de minería de datos están ayudando a los empleadores a responder esa pregunta. Desde hace mucho tiempo, se han sospechado las causas de la sobrecarga —el email y las reuniones— pero nuevas técnicas que analizan los encabezados de correos electrónicos y los calendarios en línea están ayudando a los empleadores a detectar exactamente qué grupos de trabajo se llevan más cantidad del tiempo de los empleados, destaca Sue Shellenbarger en The Wall Street Journal.

El resultado ha causado algunas sorpresas para los gerentes, dice Joan Motsinger, vicepresidenta de estrategia de operaciones globales de Seagate Technology, una empresa de California que estudió cómo sus grupos de empleados utilizan su tiempo y trabajan juntos. En Seagate, algunos grupos de trabajo descubrieron que estaban dedicando más de 20 horas a la semana a reuniones, según un análisis de 7.600 comunicaciones y actividades de los empleados de Seagate en 2013 realizado por VoloMetrix, en Seattle. Además, una consultora estaba generando casi 3.700 emails y consumiendo 8.000 horas de trabajo de 228 empleados de Seagate anualmente.

Desde entonces, Seagate ha reducido las reuniones y disminuido sus interacciones con la consultora que demandaba mucho tiempo.
El software de VoloMetrix extrae datos de los encabezados de emails y los calendarios de empleados para mostrar la frecuencia y la manera en que los grupos interactúan. Elimina información identificadora para que los empleados solamente reciban datos sumados por grupos o de toda la empresa, dice el presidente ejecutivo Ryan Fuller.

Pero los empleados pueden ver “tableros” semanales confidenciales que muestran la cantidad de tiempo que dedicaron a emails o reuniones. También pueden recibir informes confidenciales sobre su “carga organizativa”, que compara la cantidad de reuniones que convocan y de emails que generan con la de sus colegas.

“Un pequeño grupo de personas realmente se sale de los límites”, dice Chantrelle Nielsen, directora de soluciones para el cliente en VoloMetrix. Al estudiar más de 25 empresas, VoloMetrix ha hallado ejecutivos que consumen más de 400 horas a la semana del tiempo de sus colegas, “el equivalente a 10 personas trabajando a tiempo completo durante una semana solamente para leer el email de un gerente y asistir a sus reuniones”, apunta.

Efectivamente, la sobrecarga cae directamente en el calendario de los subalternos. Un gerente intermedio en un estudio reciente de la consultora Bain & Co. y VoloMetrix descubrió que estaba dedicando ocho horas a la semana a reuniones a las que no necesitaba asistir o que no deberían haber sido convocadas. Tras recibir asesoría de Bain para identificar actividades que desperdiciaban su tiempo, se percató de que estaba dedicando cuatro horas a la semana a leer emails innecesarios o responder mensajes que no requerían una respuesta. El gerente intermedio terminaba con solo 11 horas en su semana laboral (de entre 40 y 48 horas) para trabajar en tareas centrales.

Los hábitos comunes que desperdician tiempo incluyen copiar a demasiadas personas en un email o usar “responder a todos” en exceso. Otro error común es invitar a demasiada gente a reuniones, anota Michael Mankins, principal autor del estudio y socio de Bain.

Con el email, muchos empleados dedican mucho tiempo a escribir respuestas pues temen que no responder ofenderá a colegas o afectará su trabajo. Sin embargo, muchos emails no requieren una respuesta, afirma Mankins. Recomienda reducir lentamente las respuestas enviadas, explicándole a los colegas: “Te estoy ahorrando tiempo”.

Algunos empleadores corrigen sus hábitos al ser informados de que les hacen perder tiempo a otras personas. Otros reducen las reuniones e emails que causan pérdidas de tiempo al capacitar y requerir que sus empleados que usen aplicaciones de gestión de proyecto, que normalmente almacenan archivos de proyectos en un solo lugar en línea donde todos los empleados involucrados pueden verlos, actualizarlos y hacer comentarios. Esto reduce la necesidad de emails o reuniones.

Esos emails con copia irritantes —que a menudo generan un tsunami de respuestas de “responder a todos”— son grandes desperdiciadores de tiempo. Los remitentes deberían evitar el uso de listas de distribución masivas en la medida posible. Seagate les aconseja a los empleados que omitan destinatarios que no necesitan ver un email. “No hay necesidad de espectadores”, expresa Motsinger.